Hoe voer je een goed functioneringsgesprek?

Jitske Hosselet 12-2-2019 14:40
Categorieën: Blog
Selectia heeft ervaring met het voorbereiden en begeleiden van functioneringsgesprekken op notariskantoren. De werkwijze die daarbij wordt gehanteerd is als volgt:

Competenties vaststellen

Voor het beoordelen van prestaties is het handig om competenties vast te stellen. Een competentie is een combinatie van kennis, ervaring en eigenschappen die leiden tot een bepaald gedrag in een bepaalde functie.
Voor iedere functie in een bepaalde bedrijfstak zijn specifieke competenties te noemen. Ook per organisatie kunnen de competenties weer verschillen.

Voor het notariaat zijn onder andere de volgende competenties in het algemeen van belang:

• Juridische kennis en analytisch denkniveau
• Zelfstandigheid
• Uitdrukkingsvaardigheid
• Contactuele eigenschappen
• Nauwkeurigheid
• Werktempo
• Planmatigheid werk
• Commercieel denkend

Voor ieder rechtsgebied binnen het notariaat zijn weer andere competenties belangrijk. Voor de medewerker in het familierecht zijn bepaalde contactuele eigenschappen zoals empathisch vermogen bijvoorbeeld belangrijker dan voor de medewerker in het onroerend goed. Deze laatste zal misschien weer wat assertiever en zakelijker moeten zijn in het contact met verwijzers en banken.
Ook per functie verschillen de competenties. De kandidaat-notaris zal eerder acquirerend moeten handelen dan de secretaresse.

Voorafgaand aan het gesprek kan een formulier gemaakt worden met de competenties die voor de bepaalde functie belangrijk zijn. Aangegeven wordt daarbij in welke mate de medewerker over de competentie beschikt. Dit formulier kan vooraf worden ingevuld en voorbereid door zowel de leidinggevende als de werknemer. Tijdens het gesprek kan het formulier worden besproken.

Het gesprek.

Bij een functioneringsgesprek is de leidinggevende aanwezig. Het opmaken van de formulieren en de voorbereidende gesprekken kunnen door een personeelsfunctionaris worden gedaan die dan ook bij het gesprek aanwezig is.
Welke voorbereidingen zijn er?


• Lijst met competenties maken en laten invullen door leidinggevende
• Lijst met competenties ook laten invullen door medewerker
• Voorbespreking personeelsfunctionaris met beiden apart
• Doel gesprek vaststellen en volgorde onderwerpen, dag en tijd

Met de lijsten met competenties en de wederzijdse verwachtingen van het functioneringsgesprek kan de personeelsfunctionaris een agenda en beoordelingsformulieren maken. Tijdens het gesprek kunnen leidinggevende en medewerker aangeven hoe zij de competenties beoordelen.
Verder zullen de prestaties, motivatie, benutte capaciteiten, werkomstandigheden en opleidingsmogelijkheden aan de orde komen. Zoals gezegd kan het nuttig zijn de werknemer te vragen naar de situatie op de werkvloer en toekomstvisie over de organisatie.
Aangegeven zal worden wat met de uitkomst van het gesprek zal worden gedaan en op welke termijn. Eventueel wordt ook een evaluatie van dit gesprek gepland.

Extern adviseur

Op veel notariskantoren is de werkdruk zo hoog dat de functioneringsgesprekken er bij inschieten. De notarissen kunnen hiervoor eventueel een personeelsfunctionaris in dienst nemen of een extern adviseur inschakelen.
Selectia Notariaat biedt een functioneringsgesprekken-pakket aan waarmee het kantoor veel werk uit handen wordt genomen. Jitske Hosselet heeft ervaring met het voorbereiden en begeleiden van functioneringsgesprekken bij diverse kantoren. Ook (mediation-)gesprekken met medewerkers om de onderlinge verhoudingen te verbeteren kunnen onderdeel zijn van het pakket.

Informatie hierover kan vrijblijvend opgevraagd worden.
Je kunt alleen op dit artikel reageren indien je bent ingelogd